Qué cambia desde julio
La DIAN vuelve a mover las reglas de la facturación electrónica y los cambios empiezan a regir en julio. No es una revolución, pero sí una vuelta de tuerca: requisitos técnicos actualizados en los documentos electrónicos, nuevos plazos para adoptar las versiones vigentes y una entidad que ya pasó de la pedagogía a las sanciones.
Recuerda que hoy el ecosistema es mucho más que la factura de venta: incluye la nómina electrónica, el documento soporte para compras a no obligados a facturar y los eventos que se registran en el RADIAN. Cada uno tiene sus propias reglas y sus propios plazos, y la DIAN los cruza entre sí.
"La facturación electrónica dejó de ser un trámite tecnológico. Es la fuente con la que la DIAN decide a quién fiscalizar."
Los errores que más se repiten en las empresas medianas
La mayoría de los problemas que vemos no vienen de mala fe, sino de implementaciones a medias. Estos son los que más sanciones y dolores de cabeza están generando:
- Operar con versiones técnicas vencidas. El proveedor tecnológico no actualizó a tiempo y los documentos se generan bajo especificaciones que ya no son válidas. La responsabilidad ante la DIAN sigue siendo tuya, no del proveedor.
- Nómina electrónica incompleta o tardía. Transmitir el documento fuera de plazo, u omitir conceptos de pago, genera dos problemas: sanciones y el riesgo de perder la deducción del costo laboral en renta.
- Olvidar el documento soporte. Las compras a personas que no están obligadas a facturar también deben documentarse electrónicamente. Sin ese soporte, el costo puede quedar en el aire.
- No gestionar los eventos de la factura. Acuses, reclamos y aceptaciones en el RADIAN tienen efectos reales, sobre todo si tus facturas circulan como título valor. Ignorarlos es dejar decisiones en manos de terceros.
Las sanciones ya no son teóricas
Durante años el régimen sancionatorio fue más amenaza que realidad. Eso cambió. La DIAN ya está imponiendo sanciones por no expedir factura, por expedirla sin los requisitos y por no transmitir la información en los plazos establecidos, y en los casos graves puede llegar hasta el cierre del establecimiento.
Hay un costo adicional que duele más que la multa: los documentos electrónicos mal generados pueden poner en riesgo costos, deducciones e impuestos descontables. Es decir, el error técnico de hoy se convierte en un problema de renta e IVA mañana.
"La multa es el costo visible. El costo invisible es la deducción que pierdes por un documento mal transmitido."
Cómo llegar a julio sin sobresaltos
La preparación cabe en un checklist de una tarde: confirma con tu proveedor tecnológico que estará en la versión vigente antes del plazo, revisa una muestra de facturas, nóminas y documentos soporte de los últimos meses buscando errores recurrentes, y define quién en tu equipo es el dueño de los eventos del RADIAN. Si encuentras inconsistencias, corregirlas antes de que la DIAN pregunte siempre sale más barato.
En Guillermo García & Asociados auditamos implementaciones de facturación electrónica y acompañamos a las empresas cuando la DIAN ya tocó la puerta. Si quieres llegar a julio con la tranquilidad de que tus documentos están en regla, dedícale 30 minutos a una conversación con nuestro equipo antes de que empiece el nuevo plazo.
